Khối phát triển phần mềm của LIMONCG Về trang LIMONCG
Tổng quan sản phẩm
Khởi tạo hợp đồng, ký số từ xa, lưu vết toàn bộ thao tác và lưu trữ hồ sơ pháp lý an toàn.
Tính năng chính
Tạo hợp đồng trực tiếp
Tạo hợp đồng ngay trong ứng dụng. Chuẩn bị tài liệu trước khi chuyển sang bước ký điện tử.
Ký hợp đồng điện tử
Thực hiện ký điện tử trên hợp đồng ngay trong quy trình xử lý tài liệu.
Ghi nhận thao tác
Lưu lại lịch sử hoạt động trên hợp đồng, bổ sung thông tin về quá trình xử lý bên cạnh nội dung tài liệu.
Kiểm tra lịch sử
Xem các thao tác đã được ghi nhận khi cần kiểm tra quá trình xử lý hợp đồng.
Lưu trữ hợp đồng
Lưu tài liệu hợp đồng trong ứng dụng sau khi xử lý.
Truy cập hợp đồng lưu
Mở lại hợp đồng đã lưu khi nhóm cần đối chiếu hoặc tra cứu nội dung.
Công nghệ sử dụng
Frontend / Giao diện
ReactContract creation interface / Giao diện tạo hợp đồngElectronic signing interface / Giao diện ký điện tửAudit trail interface / Giao diện lịch sử thao tác
Application functions / Chức năng ứng dụng
Contract document handling / Xử lý tài liệu hợp đồngElectronic signature handling / Xử lý chữ ký điện tửAudit activity recording / Ghi nhận lịch sử thao tácStored document access / Truy cập tài liệu đã lưu
Data & storage / Dữ liệu và lưu trữ
Contract content / Nội dung hợp đồngElectronic signature data / Dữ liệu chữ ký điện tửAudit trail records / Bản ghi lịch sử thao tácContract document storage / Lưu trữ tài liệu hợp đồng
Câu chuyện dự án
Yêu cầu của khách hàng
Sign Seal Sync phục vụ các nhóm cần soạn hợp đồng và thu thập chữ ký điện tử. Yêu cầu là đưa việc tạo hợp đồng, ký, theo dõi lịch sử thao tác và lưu trữ vào cùng một ứng dụng. Sản phẩm đã đi vào hoạt động.
Vấn đề thực tế
- Soạn và ký hợp đồng trên các công cụ riêng lẻ làm phát sinh thêm bước chuyển giao.
- Thiếu lịch sử thao tác tập trung khiến việc kiểm tra diễn biến xử lý hợp đồng gặp khó khăn.
- Lưu hợp đồng tách khỏi quy trình ký khiến việc tìm lại tài liệu mất công hơn.
Phân tích của LEO TECKS
LEO TECKS nhìn nhận đây là bài toán về quy trình hợp đồng, không chỉ là một màn hình ký. Hướng triển khai nối liền khâu soạn hợp đồng với ký điện tử, đồng thời lưu lại lịch sử thao tác và tài liệu để tra cứu về sau.
Giải pháp đã triển khai
Soạn hợp đồng
Tạo hợp đồng ngay trong ứng dụng trước khi thực hiện ký điện tử.
Giải quyết: Giảm bước chuyển giao giữa khâu soạn hợp đồng và ký.
Ký điện tử
Thực hiện ký điện tử trên hợp đồng trong cùng quy trình xử lý.
Giải quyết: Hạn chế việc phải chuyển sang công cụ riêng để ký hợp đồng.
Lịch sử thao tác hợp đồng
Ghi nhận hoạt động trên hợp đồng và cho phép kiểm tra lịch sử thao tác.
Giải quyết: Cung cấp lịch sử để kiểm tra hợp đồng đã được xử lý như thế nào.
Lưu trữ tài liệu
Lưu hợp đồng trong ứng dụng để có thể mở lại khi cần.
Giải quyết: Giúp việc tra cứu tài liệu không bị tách khỏi quy trình ký.
Truy cập hợp đồng
Mở hợp đồng đã lưu để tham khảo lại nội dung.
Giải quyết: Loại bỏ việc phải nhờ đồng nghiệp gửi lại tài liệu đã có trong hệ thống.
Quản lý người dùng
Thêm, cập nhật hoặc vô hiệu hóa tài khoản người dùng ứng dụng hợp đồng.
Giải quyết: Tránh tình trạng tài khoản không còn sử dụng vẫn hoạt động sau thay đổi nhân sự.
Phân quyền truy cập
Phân quyền xem, soạn và ký hợp đồng cho người dùng.
Giải quyết: Giảm nguy cơ người dùng truy cập tài liệu hoặc thực hiện thao tác ngoài phạm vi trách nhiệm.
Báo cáo hoạt động
Xem báo cáo tổng hợp hoạt động được ghi nhận trên các hợp đồng.
Giải quyết: Loại bỏ việc phải tổng hợp tình hình xử lý từ lịch sử của từng hợp đồng.
Xuất dữ liệu
Xuất tài liệu hợp đồng và lịch sử hoạt động để sử dụng ngoài ứng dụng.
Giải quyết: Giảm việc sao chép thủ công khi chuẩn bị hồ sơ phục vụ kiểm tra bên ngoài.
Thông báo quy trình
Nhận thông báo khi hợp đồng cần ký hoặc có hoạt động mới.
Giải quyết: Giảm việc phải kiểm tra thủ công liên tục để biết hợp đồng nào đang chờ xử lý.
Luồng sử dụng
- 01Tạo hợp đồng trên Sign Seal Sync.
- 02Thực hiện ký điện tử cho hợp đồng.
- 03Kiểm tra lịch sử thao tác đã được ghi nhận trên hợp đồng.
- 04Lưu trữ hợp đồng và mở lại khi cần tra cứu.
Giá trị kinh doanh
- Việc soạn và ký hợp đồng được thực hiện trong cùng một ứng dụng.
- Lịch sử được ghi nhận giúp nhóm có cơ sở kiểm tra quá trình xử lý hợp đồng.
- Hợp đồng được lưu lại để phục vụ việc tra cứu trong công việc.
Ảnh thực tế từ sản phẩm
